協力業者の皆様と一緒に学び、懇親を深めました！

皆さま、お久しぶりです。総務部の秋葉です。

時が経つのは早いもので、前回の投稿から1年以上が経過してしまいました。

マメに記録を残すのが向いてないというか苦手なので、日記とかSNSとかあまり得意ではないのですが、それにしても更新が無さすぎました。

これからは、週1…は難しくても月1くらいは、何かしらやっていきたいです！（前にも同じ決意をしたような…）

ひとまず、更新再開のスタートは9月に行った、弊社主催の協力業者様向けの説明会・懇親会の模様を報告します。

1 きっかけ
2 準備
3 説明会当日
4 さいごに

きっかけ

そもそも、なぜ協力業者様向けの説明会を開催することになったのか、そのきっかけから語っていきましょう。

弊社では、「ANDPAD」という施工管理ソフトを導入し、以前より運用してきました。

ANDPADとは、顧客や工事案件の登録、工程表の作成、写真をアップロードできるなど、工事の始まりから終わりまでを一貫して管理できる施工管理ソフトです。情報がANDPADの中である程度一元管理できるので、とても便利なソフトになっており、弊社の社員は何かしらの形でANDPADを日々利用して仕事をしています。

そんな日常の中で、今年に入ってから、ANDPADの新機能として「横断工程表」なるものができました。これは、登録されている案件の工程を一覧で見ることができるという機能で、好きな条件で絞ることができます。使い方が分かり始めてから、「これは便利だぞ！」ということになり、営業会議でもこの「横断工程表」を確認することになりました。

ただ、これまでは担当者ごとにANDPADの工程表を使っていたりいなかったり、そもそも使い方が怪しかったりしていました。

そこで、社長の鶴の一声。「これからは、工程表をきちんと作成していこう！」

ANDPADの方にオンラインで使い方の説明をしてもらう機会を設けるなどしながら、社員は徐々に工程表を作成するようになりました。

それだけにとどまらず、次に社長は、ANDPADの報告機能に目をつけました。

弊社が仕事をする際は、大工さん、設備屋さん、電気屋さんなど様々な協力業者の方の力を借りています。ANDPADは、そうした協力業者の皆様にも使っていただき、図面などの資料を共有したり、現場写真を報告してもらったりしています。ANDPADの報告機能を使うと、写真をアップロードできると同時に工程表も「作業完了」状態にすることができます。

ただ、ANDPADの報告機能を使いこなしている協力業者の方もいれば、まだANDPADに慣れていない協力業者の方もいらっしゃる状況でした。

そこで、社長の鶴の一声。「協力業者の皆様に活用してもらうように、ANDPADの説明会を開催しよう！」

という感じで、協力業者様向けの説明会を開催することになりました。

準備

説明会をすることになったので、私の方で準備をすることになりました。

これが結構大変で…。私の段取りの悪さもあり、結局ギリギリまで準備することになりました。

いざ、準備を始めるとなると、案内をする協力業者様の選定、案内文書の作成・送付、返答があった協力業者様の集計、当日の席順、配布資料、司会進行台本の作成、懇親会費の徴収のための釣り銭と領収書準備など、細かい準備が色々と必要なことに気づき、大変でした。

説明会や講演会など、私も他の会に出席したことがありますが、「席が準備してあって、資料が置いてある」という普通のことが意外と手間暇かかっているのだなとあらためて感じました。

特に、案内文書は、案内をかける直前まで色々と変更があり、大変でした。当初は、倉吉店も鳥取店も一緒に開催するつもりでしたが、ANDPADの担当者の方からの助言があり、倉吉店と鳥取店は別日での開催となりました。さらに、協力業者の方からの助言があり、当初説明会だけだったのが、その後に懇親会もやることになりました。倉吉店の方は、公民館をお借りして説明会をした後、移動して懇親会をするという予定でしたが、参加人数を考えると会場に入り切らないかもしれないとのことになり、説明会・懇親会会場を変更することになりました。これが、案内文書を出す直前の出来事でしたので、早めに案内文書を送らなくて本当に良かったです。

見通しの甘い部分もありましたが、前日までできうる限りの準備をしました。ただ、初めてのことなのでうまくできるかどうか不安は残ったままでした。